Nieuwe aanbesteding voor ontwikkeling Centrale Vegetatiedatabank

Op maandag 19 februari is een nieuwe Europese aanbesteding voor de ontwikkeling van de Centrale Vegetatiedatabank (CVD) gepubliceerd. Met het oog op de aanbestedingsprocedures zal de bouw van de CVD naar verwachting medio juni 2018 starten.

Uit een marktconsultatie is naar voren gekomen dat marktpartijen inschatten dat 4 tot 6 maanden nodig zijn voor de realisatie. De verwachting is dat tegen het eind van het jaar de CVD met de thema’s ‘Vegetatie-karteringen’ en ‘Habitattypekarteringen’ beschikbaar komt. De definitieve planning is uiteraard afhankelijk van de uitkomsten van het aanbestedingstraject.

Aanbesteding
De aanbesteding heeft een andere insteek dan de vorige. Ditmaal is ervoor gekozen om een agile ontwikkelteam uit te vragen. Een team dat samen met een product owner de CVD stap voor stap bouwt. De product owner vervult de belangrijkste rol aan de kant van de opdrachtgever: die bepaalt voor een periode van 3 weken wat er ontwikkeld gaat worden, accepteert het resultaat en bepaalt wat er in de volgende periode van 3 weken gebouwd moet gaan worden en uiteindelijk ook wanneer het project klaar is.

Periodieke afstemming
Om dat goed te kunnen doen is een goede, periodieke afstemming tussen de product owner en de beoogde (kern)gebruikers van de CVD onontbeerlijk. Er zal op korte termijn een beroep worden gedaan op enkelen van jullie om de product owner periodiek inhoudelijk te ondersteunen tijdens de ontwikkeling van de CVD. Het is belangrijk dat de rol van product owner daadwerkelijk vanuit de eigenaren van de CVD wordt ingevuld. Albert de Graaf van provincie Flevoland heeft aangegeven tijdens dit project de rol van product owner op zich te nemen.

Evaluatie vorige aanbesteding
Na de mislukte aanbesteding in het voorjaar van 2017, is met de initieel geïnteresseerde partijen geëvalueerd wat de redenen waren voor partijen om af te zien van inschrijving. Gebleken is dat de markt de opdracht te rigide en te riskant vond, in combinatie met een te krap ontwikkelbudget. Te rigide omdat het gebruik van de bouwblokken van BIJ12 verplicht was en te riskant omdat er voor het geheel een resultaatverplichting gold, terwijl op het onderdeel ‘Structuurkartering’ een scrumaanpak gevraagd werd, omdat dat op beleidsniveau nog niet uitgewerkt en afgestemd is.

Besluiten
Naar aanleiding van deze evaluatie heeft de stuurgroep twee voorname besluiten genomen.
1. Marktpartijen mogen andere bouwstenen gebruiken, maar moeten dan wel goed uitleggen waarom ze dit doen en wat het voordeel voor BIJ12 is (‘Pas toe of Leg uit’);
2. De CVD wordt modulair opgebouwd. Er wordt gestart met het onderdeel dat volledig is uitgewerkt (vegetatiekarteringen) en dat bepalend is voor de andere twee onderdelen (habitat- en structuurkarteringen).
Om te toetsen of marktpartijen met deze gewijzigde uitgangspunten wél voornemens zijn om in te schrijven is een marktconsultatie gehouden. Tijdens deze consultatie is tevens gevraagd welke aanpak marktpartijen voorstellen en in welk tijdbestek en tegen welke kosten ze denken de CVD te ontwikkelen.

Acht partijen
Er hebben acht marktpartijen meegedaan aan de marktconsultatie. Gebleken is dat een modulaire opbouw een goed idee is en dat de CVD op zich te ontwikkelen is op de ICT-omgeving van BIJ12, maar dat bepaalde componenten mogelijk ter discussie komen te staan. Daarnaast stellen alle marktpartijen voor om de CVD op agile wijze te ontwikkelen.

Bouwperiode van 3 weken
Kenmerkend voor een agile werkwijze is dat per bouwperiode van 3 weken een functionerende bouwsteen wordt opgeleverd. Of alle gewenste functionaliteit binnen de gestelde randvoorwaarden (tijd, geld en kwaliteit) gerealiseerd kan worden staat echter niet op voorhand vast. De stuurgroep stelde dat het zeer onverstandig is om een unaniem advies van de markt te negeren, en heeft besloten om:

– De CVD op een agile-wijze te laten ontwikkelen
– Een agile team bij één leverancier uit te vragen om dit te realiseren
En omdat dit goed bij agile werken past:
– de CVD direct op de infrastructuur van BIJ12 te laten ontwikkelen.

Voorbereiding
Om goed voorbereid te zijn voor de start van de Agile ontwikkeling van de CVD is als eerste een workshop ‘agile werken’ georganiseerd met als hoofdthema ‘Hoe organiseer je de governance rond een agile ontwikkeltraject’? Daarnaast worden opleidingen en interne begeleiding door een agile coach georganiseerd. Zoals eerder aangegeven zal komende tijd contact worden opgenomen met kerngebruikers voor de periodieke ondersteuning van product owner Albert de Graaf

Voor vragen kunt u terecht bij Ivo Eggink, Adviseur Informatievoorziening Natuur BIJ12.