Provinciale Selectielijst Archieven (PROVISA)

Selectielijsten zijn vastgestelde overzichten die toegepast moeten worden. Hierin staan categorieën documenten waaraan een waardering voor bewaren of vernietigen en een concrete bewaartermijn zijn toegekend. De ArchiefwetDeze link opent in een nieuw tabblad verplicht zorgdragers van overheidsarchieven tot het vaststellen en onderhouden van selectielijsten. Gedeputeerde Staten zijn zorgdrager voor de archieven van de provinciale organen; Provinciale Staten, Commissaris van de Koning en Gedeputeerde Staten. De Commissaris van de Koning is zorgdrager voor zijn documenten als Rijksorgaan.

De huidige provinciale selectielijst, geldend vanaf 1-1-2020, bestaat daarom uit twee afzonderlijke lijsten: één lijst voor de provinciale organen en een aparte lijst voor de Commissaris van de Koning als rijksorgaan. Deze twee generieke lijsten zijn voor een correcte uitvoering gekoppeld aan een overzicht van de processen, gebaseerd op de Provinciale Enterprise Referentie Architectuur (PETRA). Hierin worden de provinciale taken, zowel in autonomie als in medebewind, concreet beschreven.

SIO Provisa is aanvankelijk onder de naam Mandaatgroep Provisa ingesteld bij besluit van de ambtelijke IPO-adviescommissie Middelen van 27 augustus 2012, namens alle colleges van Gedeputeerde Staten en de Commissarissen van de Koning van alle provincies. In 2015 is de naam Mandaatgroep Provisa, onder invloed van gewijzigde wetgeving, veranderd in SIO Provisa.

SIO Provisa heeft de taak om de selectielijsten voor documenten voor zowel de provinciale organen (Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, Commissaris van de Koning als provinciaal orgaan) als de Commissaris van de Koning als rijksorgaan te onderhouden. SIO Provisa is hiervoor door de colleges van Gedeputeerde Staten en Commissarissen van de Koning van alle provincies gemachtigd.

Het overleg bestaat uit leden in provinciale dienst die specifieke kennis hebben van de taken en werkprocessen van de provinciale organen, de Commissaris van de Koning als rijksorgaan, juridische zaken of archiefbeheer. Daarnaast is er een extern lid: een onafhankelijke deskundige op het gebied van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie.

Voor het actueel houden en ter vaststelling aanbieden van de selectielijsten overlegt SIO Provisa met het Nationaal Archief. Uiteindelijk worden de selectielijsten vastgesteld door de minister van OC&W en bekendgemaakt in de Staatscourant.

Gebruikersoverleg SIO PROVISA

Het gebruikersoverleg bestaat uit vertegenwoordigers van de provincies op het gebied van informatiebeheer. De leden dragen bij aan het onderhoud en beheer van de selectielijsten door advisering aan SIO Provisa. Het onderlinge contact van de gebruikersgroep bevordert een eenduidige bewaring van provinciale informatie. Op die manier wordt ook aan de geïnteresseerde burger verantwoord dat de provincies voor de uitvoering van vergelijkbare processen of zaken dezelfde bewaartermijn hanteren.

Vernietiging van informatie is een wettelijke verplichting en biedt ook voordelen. Zo verkleint het de hoeveelheid beschikbare informatie.

Wat dient vernietigd te worden?

1. Informatie niet meer van belang voor bedrijfsvoering en/of een werkproces.
2. Informatie niet meer nodig voor het afleggen van verantwoording.
3. Informatie die geen historische waarde meer heeft.

In veel gevallen gaat het om uitvoerende taken.

Er is voor vernietiging een wettelijke grondslag noodzakelijk. De Provisa biedt dat kader. Het is een vastgestelde selectielijst, geldend voor een bepaalde periode.

Voldoen aan wet- en regelgeving

Vanuit verschillende wet- en regelgeving en normenkaders wordt gesproken over de vernietigingsplicht en wordt het belang van digitaal vernietigen bepleit. Een aantal wordt hieronder toegelicht:

• ArchiefwetDeze link opent in een nieuw tabblad 
  De Archiefwet is van toepassing op alle overheidsorganisaties. De wet stelt eisen aan het beheer en de toegang van overheidsinformatie. Het verplicht alle overheidsorganisaties om hun (digitale) overheidsinformatie, in de vorm van documenten, waarvan de bewaartermijn is verstreken en die niet van vernietiging is uitgezonderd, te vernietigen.
• Wet open overheidDeze link opent in een nieuw tabblad 
  Op overheidsinformatie die niet is overgebracht, is de Wet open overheid (Woo) van toepassing. Informatie die op grond van een vastgestelde selectielijst is vernietigd, kan op grond van de Woo niet opgevraagd of actief openbaar worden gemaakt. Het tegenovergestelde geldt ook: informatie die op grond van de Archiefwet zou moeten zijn vernietigd of overgebracht, maar desondanks nog bij de overheidsorganisatie berust, moet bij een Woo-verzoek gewoon (al dan niet gelakt) openbaar worden gemaakt aan de indiener. Dat kan in sommige gevallen leiden tot financiële en imagoschade. Wanneer je kunt aantonen dat bepaalde informatie rechtmatig is vernietigd, dan valt dit niet onder de plicht tot openbaarmaking.
• Algemene verordening gegevensbeschermingDeze link opent in een nieuw tabblad (privacy) 
  De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt verplichtingen aan (overheids)organisaties bij het verwerken van persoonsgegevens. Het vernietigen van informatie is één van de verplichtingen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden gebruikt. Het uitgangspunt daarbij is dat een organisatie persoonsgegevens vernietigt wanneer deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt. Het is mogelijk bepaalde persoonsgegevens uit te zonderen van vernietiging. Bijvoorbeeld voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Het niet naleven van de AVG kan leiden tot een boete.
• Baseline Informatiebeveiliging Overheid (Informatiebeveiliging)Deze link opent in een nieuw tabblad 
  Sinds 1 januari 2019 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht voor rijk, gemeenten, waterschappen en provincies. De BIO heeft onder andere tot doel om het onbevoegd openbaar maken, wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie die op media is opgeslagen te voorkomen.
  Het tijdig en juist vernietigen van informatie die daarvoor in aanmerking komt, verkleint de risico’s ten aanzien van informatiebeveiliging, omdat het dan niet meer in de verkeerde handen kan vallen. Security incidenten, zoals datalekken, kunnen optreden doordat digitaal vernietigen van vertrouwelijke informatie niet (goed) is uitgevoerd.

Voordelen tijdige vernietiging

Een groot voordeel van het tijdig vernietigen van informatie is dat er veel minder informatie beschikbaar is. Dat leidt tot de volgende voordelen:

• Voorkomen van imagoschade
  Het nog hebben van informatie die al vernietigd had moeten zijn kan leiden tot imagoschade.
• Kans dat juiste, actuele informatie naar voren komt bij een zoekvraag is groter omdat er minder informatie beschikbaar is.
• Efficiënter maken van back-ups
  Volumes zijn niet meer zo groot, lagere kosten
• (Toekomstige) conversie en migratietrajecten
  Minder complex, minder kostbaar
• Kostenbesparing en milieu
  Vernietigde informatie hoeft niet te worden opgeslagen op servers (mogelijke besparingen op het gebied van hosten en beheren, licenties en onderhoud, administratieve last, eisen duurzame toegankelijkheid, milieuvoordelen).

Wanneer gebruik je welke lijst

Bestanden die gemaakt zijn in de periode dat een Provisalijst van toepassing was worden beoordeeld op de toen geldende Provisalijst. Bijvoorbeeld: voor informatie die gecreëerd is in 2000, dient de selectielijst Provisa 2005 gebruikt te worden.

Provisa vanaf 2020

Op 1 januari 2020 is de selectielijst 2020 ingegaan. Deze is gebaseerd op generieke processen. Ten opzichte van de eerder geldende lijst zijn de bewaartermijnen gewijzigd. Sinds 2020 bestaat Provisa uit twee lijsten:

1. Documenten provinciale organen:  Selectielijst voor documenten van de provinciale organenDeze link opent in een nieuw tabblad
2. Documenten commissaris van de Koning als rijksorgaan (= taken voortkomend uit de ambtsinstructie): Selectielijst voor documenten van de commissaris van de Koning als rijksorgaanDeze link opent in een nieuw tabblad

Provisa 2014 – 2019

Van 2014 tot 2019 gold een selectielijstDeze link opent in een nieuw tabblad die ten opzichte van selectielijst 2005 geen significante wijzigingen van bewaartermijnen bevatte. Het was een procesgerichte lijst met twee niveau’s:

1. Werkprocessen (bijvoorbeeld subsidieverlening)
2. Selectiebeschrijvingen (gebaseerd op resultaten van werkprocessen)

In 2014 is de lijst vastgesteld voor een periode van drie jaar. In 2017 is de lijst opnieuw vastgesteld. In 2020 is een wijziging in de selectiebeschrijvingen aangebracht.

Concordans selectielijsten 2014 en 2020

De selectielijsten van 2014 en 2020 hebben beide een procesgerichte inrichting, maar zijn behoorlijk verschillend qua opzet en uitgebreidheid. Het is dan voor gebruikers niet altijd even gemakkelijk om een relatie tussen de processen aan de hand van deze lijsten te maken. Daarom is er een concordans die deze relatie wel inzichtelijk maakt.

De voorgestelde concordans is primair bedoeld voor de provinciale medewerkers zoals DIV medewerkers, recordmanagers, informatieadviseurs of informatiemanagers. Het belangrijke voordeel is dat de concordans niet alleen zorgt voor uniformiteit tussen de selectielijsten maar ook tussen de provincies. Voor de burger of andere belanghebbenden maakt het duidelijk dat de provincies voor dezelfde processen daadwerkelijk dezelfde bewaartermijnen toepassen. Daarmee zorgt het voor transparantie en meer vertrouwen in de overheid.

Download de Concordantie selectielijsten provinciale organen -en CdK rijksorgaan 2014-2017 en 2020 (.xls) Link opent in nieuw tabblad

Selectielijst 2005

Deze selectielijstDeze link opent in een nieuw tabblad die in 2005 in werking trad, was documentgericht en niet procesgericht. Verdere kenmerken van deze lijst zijn dat er:

• Specialistische kennis nodig is voor interpretatie en duiding.
• Gedeeltelijk op hoofdlijnen en op classificatiecode (ordeningskenmerk) in ingedeeld.
• Vastgesteld in een “papieren wereld”, selectie mogelijk én achteraf waarderen van informatie.
• De toelichting maakt deel uit van de selectielijst.

Afstemming bewaartermijnen

Hoe gaat het vaststellen van selectielijsten in zijn werk?

Namens provincies en CdK’s is het SIO-Provisa (Strategisch Informatie Overleg Provinciale Selectielijst Archieven) gemandateerd voor het uitvoeren van de vaststellingsprocedure.

• Bij het ontwerpen van de lijst wordt een risico- en een systeemanalyse uitgevoerd; resultaten worden geïntegreerd in de lijst en in de algemene toelichting.
• Bij het ontwerpen van een selectielijst wordt uiteraard de verhouding tot de AVG meegenomen. Door een aantal functionarissen gegevensbescherming is de ontwerplijst beoordeeld.
• Besluit vastgestelde en ingetrokken selectielijsten worden gepubliceerd in de Staatscourant.
• Besluit wordt genomen door de minister.

In de besluitvorming wordt meegenomen:

Waardering van informatie op basis van het Archiefbesluit is hierbij van belang:

1. Taak van het overheidsorgaan;
2. Verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
3. Waarde als cultureel erfgoed;
4. Het belang van de gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

De Commissaris van de Koning (CdK) is zelf verantwoordelijk voor het eigen archief voor ambtsinstructie en rijksheer. Hieronder vallen de rijkstaken van de commissaris op basis van de ambtsinstructie, niet om de provinciale taken en taken als voorzitter van GS/PS. Voor de provinciale taken en voorzitterschap GS/PS worden de lijsten voor de provinciale organen toegepast. De Commissaris van de Koning (CdK) neemt zelf besluit over overdracht en vernietiging van de rijkstaken (eventueel na advies van de rijksarchivaris).

De Commissaris van de Koning (CdK) vervult drie rollen. De rol bepaalt welke selectielijst gebruik dient te worden:

• Een provinciaal orgaan; representatie en voorzitter GS/PS – hier geldt de provinciale lijst.
• Een rijksorgaan; ambtsinstructie (oa burgemeesterbenoemingen, openbare orde en veiligheid) – hier geldt de CdK-lijst.
• Rijksheer; extra taken opgelegd door minister, bijvoorbeeld huisvesting van statushouder. – hier geldt de CdK-lijst.

Historische lijsten

• Vernietigingslijst provinciale organen 1989-1994
  Tot 2013 geldt de lijst die in 1994 is vastgesteld (erg vakspecialistisch).
• Selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen en van de Commissaris van de Koning als rijksorgaanDeze link opent in een nieuw tabblad, ontvangen of opgemaakt vanaf 1 januari 2014 (Provisa) 2014.

Een hotspot wordt door de zorgdrager vastgesteld na uitvoering van een hotspotmonitor. De waardering van informatie betreft een vastgestelde hotspot veranderd, van termijn van vernietiging naar blijvend te bewaren. Vastgestelde hotspot dienen gepubliceerd te worden. Omdat bij provincies andere hotspots kunnen voorkomen. Bijvoorbeeld door plaatselijke gebeurtenissen stellen provincies dit individueel vast.

Een hotspot is een opvallende of een intensieve gebeurtenis of een kwestie waardoor ‘interactie’ ontstaat tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling.
Voldoet aan een of meer van de volgende criteria:

• Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waardoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media;
• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstelling tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties los;
• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding geeft tot een intensief publiek debat over het functioneren van de Nederlandse overheid;
• Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de minister of het Kabinet ernstig is bedreigd;
• Zaken waarop al andere uitzonderingscriteria van toepassing zijn, zoals precedentwerking of documenten met betrekking tot bijzondere personen, zijn geen hotspots.

Ga direct naar officielebekendmakingen.nl

Omgevingswet

Sinds 1 januari 2024 is de nieuwe Omgevingswet van kracht. De Omgevingswet gaat over de ruimte waarin mensen wonen, werken en ontspannen. Deze nieuwe wet voegt oude wetten samen en bevat regels voor wat er buiten te zien, horen en ruiken is: de fysieke leefomgeving. Een vergunning aanvragen voor een nieuw plan of idee kan in het nieuwe digitale Omgevingsloket. In dit loket staan alle regels en plannen van provincies, gemeenten, waterschappen en het Rijk. Meer informatie is lezen op de pagina Omgevingswet.

Momenteel wordt bekeken of het mogelijk is voor Provisa meer eenduidigheid aan te brengen bijvoorbeeld ten aanzien van e-mailarchivering. Bovendien bestaat er een grote wens om meer harmonisatie in de selectielijsten van de verschillende bestuurslagen aan te brengen.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen via: provisa@bij12.nl